Archives papier, factures fournisseurs, dossiers du personnel, contrats : à Montpellier comme ailleurs, la dématérialisation des documents libère de la place, fait gagner du temps et sécurise l'accès à l'information. Ce que beaucoup d'entreprises ignorent, c'est qu'elles peuvent confier ce chantier au secteur protégé et adapté (ESAT et entreprises adaptées) et, ce faisant, réduire leur contribution AGEFIPH. Voici comment s'y prendre.
Quelles prestations de dématérialisation proposent les ESAT et entreprises adaptées ?
Les structures du travail protégé et adapté couvrent l'essentiel de la chaîne documentaire :
- Numérisation de documents de tous formats (A4, A3, registres, plans), en petites ou grandes séries ;
- Indexation et saisie des informations utiles (numéro de facture, fournisseur, date, nom du salarié…) ;
- Reconnaissance de caractères (OCR) pour rendre les documents consultables par mot-clé ;
- Intégration dans une GED (gestion électronique des documents) ou dans vos outils existants ;
- Archivage et, selon les cas, destruction sécurisée des originaux.
Selon l'annuaire du Réseau Gesat, Montpellier compte une trentaine de prestataires du secteur protégé et adapté : il est donc possible de travailler avec une structure locale, en limitant le transport des documents.
Confidentialité et RGPD : les bonnes précautions
Dématérialiser, c'est confier des données parfois sensibles. Le prestataire agit alors comme sous-traitant au sens du RGPD : un contrat doit encadrer le traitement (finalité, durée de conservation, mesures de sécurité, sort des données en fin de mission). Vérifiez aussi les conditions matérielles : locaux sécurisés, accès restreints, traçabilité des lots, possibilité de numériser sur site pour les documents les plus sensibles.
Réduire sa contribution AGEFIPH grâce à la sous-traitance
Lorsqu'une entreprise confie une prestation à une entreprise adaptée ou à un ESAT, la part de main-d'œuvre de cette prestation peut être déduite de sa contribution au titre de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés (OETH). La dématérialisation, très riche en main-d'œuvre, s'y prête particulièrement bien. Le montant déductible est plafonné réglementairement et se déclare dans la déclaration annuelle (DOETH). Nous détaillons le mécanisme dans notre article Sous-traiter à une entreprise adaptée : mode d'emploi, et la différence entre les deux types de structures dans EA ou ESAT : quelle différence.
Après la numérisation : automatiser le classement et l'exploitation
Scanner ne suffit pas : l'intérêt de la dématérialisation se joue ensuite, quand les documents alimentent automatiquement vos outils. C'est là qu'intervient HANDICODE : extraction automatique des données des factures ou des formulaires, classement, contrôle de cohérence et connexion à vos logiciels (comptabilité, CRM, SIRH). Nos prestations d'automatisation par l'IA sont elles aussi riches en main-d'œuvre, et nous accompagnons les entreprises de la métropole depuis notre page Montpellier.
Questions fréquentes
Un ESAT ou une entreprise adaptée peut-il traiter des documents confidentiels ?
Oui, à condition d'encadrer la mission : contrat de sous-traitance conforme au RGPD, clauses de confidentialité, locaux et accès sécurisés, et au besoin numérisation dans vos propres locaux. Demandez au prestataire de décrire précisément sa chaîne de traitement avant de signer.
Une prestation de dématérialisation réduit-elle vraiment la contribution AGEFIPH ?
Oui, lorsqu'elle est confiée à une entreprise adaptée ou à un ESAT : la part de main-d'œuvre facturée est déductible de la contribution OETH, dans la limite d'un plafond réglementaire. Le prestataire vous communique ce montant, que vous reportez dans votre déclaration annuelle.
Vous préparez un projet de dématérialisation ? Parlons-en : nous vous aidons à cadrer le besoin et à automatiser l'exploitation de vos documents.
